【2026年8月28日開催】ケアマネの書類時短術｜音声入力とGoogle Keepで「話して・貼るだけ」

こんなお悩みありませんか？

訪問から帰ってきて、パソコンの前でドッと疲れていませんか。頭の中では覚えているのに、いざ入力しようとすると手が止まる。気づけば夜になり、記録と計画書だけが山積みになっていく。そんな毎日を過ごしていませんか。

2026年8月28日、NPO法人タダカヨの無料オンラインPCスクール「タダスク」で講座を担当しました。テーマは【ICTを使った効率化のすすめ】もう書類仕事に追われない！「話して・貼るだけ」の時短術と安心ルールです。

この記事は、その日の開催レポートです。当日ご参加できなかった方も、読むだけで試せるように書きました。

この記事で分かること

• パソコンとスマートフォンの音声入力で、記録の下書きを声だけで作る方法
• 音声入力したメモをGoogle Keep（グーグル キープ）でパソコンへ届けて貼り付ける流れ
• 自分のスマートフォンを仕事に使うとき（BYOD）に守りたい安心ルール

講座の概要

• 開催日：2026年8月28日（金）20時〜21時
• 主催：NPO法人タダカヨ「タダスク」（介護従事者向けの無料オンラインPCスクール）
• 講師：東川信一（にこにこ）主任介護支援専門員／スマート介護士BASIC
• テーマ：【ICTを使った効率化のすすめ】もう書類仕事に追われない！「話して・貼るだけ」の時短術と安心ルール
• レベル：中級
• 使用環境：Windowsパソコンで実演（Macは操作が一部異なります）

当日お伝えした内容

当日は、大きく5つの内容をお話ししました。順番にご紹介します。

① ICTでケアマネジャーの働き方を変える

最初は、道具の話ではなく考え方の話からはじめました。介護サービスの需要は増え続けています。2025年には団塊の世代が75歳以上となり、介護人材は32万人不足すると予測されています。

一方で、ケアマネジャーの業務負担は増えるばかりです。職場環境の悪化やケアの質の低下も心配されています。そこで力を貸してくれるのがICT（情報通信技術）です。

• 業務の効率化：書類作成や情報共有の手間を減らせる
• コミュニケーションの改善：多職種との連絡がスムーズになる
• データの一元管理：利用者さんの情報を正確に、まとめて扱える

② 書類仕事がラクになる「話して・貼るだけ」の3ステップ

なぜ書類作成は大変なのでしょうか。理由はシンプルです。パソコンの前でゼロから文章を考えているからです。作業時間がタイピングの速さに左右され、帰所後にまとめて作るので残業が増えます。

そこで、やり方そのものを変えます。必要なのは、毎日持ち歩いているスマートフォンとパソコンの連携だけです。

1. 訪問の直後に、スマートフォンへ要点を音声で入力する
2. 共有メモやチャットへ、その文字を送る
3. パソコン側で貼り付けて、最後に整える

③ 実演：パソコンとスマートフォンで音声入力

ここからは実際に一緒に操作しました。キーボード入力は1分間におよそ50〜80文字です。音声入力なら1分間におよそ250〜300文字。単純計算で約3倍の速さになります。

操作	できること
Windowsキー ＋ H	Windowsパソコンで音声入力の受付を開く
fnキーを2回押す	Macで音声入力の受付を開く

当日はGoogleドキュメントを使って練習しました。手順は次のとおりです。

1. Google Chromeで自分のGoogleアカウントにログインする
2. 画面右上のアプリランチャー（点が9つ並んだマーク）をクリックする
3. 「ドキュメント」をクリックする
4. 「空白のドキュメント」をクリックする
5. 白紙が開いたら、音声入力のショートカットキーを押す
6. マイクのマークが出たら、そのまま話しかける

練習に使った例文はこちらです。架空の内容なので、安心してそのまま声に出してみてください。「山田さんは、最近少し食欲がないとのことでした。今日の昼食は、お粥と野菜の煮物、お味噌汁を半分ほど召し上がりました。」

事務所に帰ると、メモや付箋が増えていきます。時間が経つほど記憶も薄れます。だから私は、訪問帰りの車の中や公園で、スマートフォンに話しかけています。使うのはGoogleの無料メモアプリ、Google Keep（グーグル キープ）です。

1. Google Keepを開く（Androidは最初から入っています。iPhoneの方はインストールしてください）
2. 「メモを作成」をタップする
3. 「テキスト」をタップする
4. キーボードのマイクのマークを押して、話しかける
5. 句読点は「てん」「まる」、改行は「あたらしい行」と声に出す

読み上げる言葉は機種によって少し違います。当日お配りした一覧です。

記号・操作	iPhone/iPadで言う言葉	Androidで言う言葉
、	てん	とうてん
。	まる	まる
・	なかぐろ	なかぐろ
「	かぎかっこ	かぎかっこ
」	かぎがっことじ	かぎがっことじ
※	こめじるし	こめじるし
改行	かいぎょう	あたらしいぎょう
？	くえすちょんまーく	ぎもんふ
！	びっくりまーく	かんたんふ
（	かっこ	まるかっこ
）	かっことじ	まるかっことじ
スペース	タブキー	＊できません

あとはパソコン側の操作です。スマートフォンと同じGoogleアカウントで、パソコンのGoogle Chromeにログインしておきます。

1. パソコンのChromeで、同じGoogleアカウントにログインする
2. アプリランチャーからGoogle Keepを開く
3. スマートフォンで音声入力したメモを開く
4. 本文をコピーして、介護ソフトや文書に貼り付ける

メモが表示されないときは、スマートフォンとパソコンで同じアカウントを使っているか確認してください。改行がバラバラなときは原稿支援ツールで整えます。文体を整えたいときは生成AIに手伝ってもらいます。

④ 私有スマートフォンを使うときの安心ルール（BYOD）

BYOD（ビー・ワイ・オー・ディー）とは、私物の端末を仕事にも使うことです。事業所は端末の購入費を抑えられ、職員は使い慣れた端末を使えます。一方で、紛失や盗難による情報漏えいという心配もあります。

当日お伝えしたチェックリストです。「やってよいこと」と「避けたいこと」を並べました。

項目	推奨される取り扱い	避けたいこと
端末ロック	生体認証（指紋・顔）と英数字のPINを設定する	ロックなし、生年月日など単純な暗証番号
データ保存	指定されたクラウドや専用アプリの中だけに保存する	本体の写真フォルダやメモアプリに保存する
プライベートとの区分	業務時間外は通知を切り、決められた連絡網を使う	個人のSNSで利用者やご家族と連絡を取る
紛失・盗難のとき	ただちに管理者へ報告し、遠隔ロックを依頼する	自己判断で放置したり、探すことを優先して報告が遅れる

⑤ 確認クイズと質問タイム

最後は恒例の確認クイズです。当日はスマートフォンからも参加していただきました。読むだけで終わらせず、その場で「できた」を確かめてもらうためです。復習にどうぞご活用ください。

まとめ

今日お伝えしたことは3つです。

1. 書類作成は「ゼロから打つ」のをやめる。話して、貼るだけにする
2. 訪問の直後にスマートフォンへ声で残し、文字にしてパソコンへ届ける
3. 私物のスマートフォンを使うなら、先に安心ルールを決めておく

パソコンは、少しずつ「怖くないもの」に変わっていきます。あせらず、ゆっくりいきましょう。

次回の講座について

私が担当する次回の講座です。どちらも無料でご参加いただけます。

• 9月8日（火）20時〜／初級／全部お任せしなくていい！右腕くんの「ここだけ使う」小さな一歩講座
• 9月14日（月）20時〜／初級／初めまして、を素敵に。Canvaでつくる自分だけの名刺・自己紹介カード講座

見学だけの参加も大歓迎です。カメラオフ、聞くだけでも構いません。

もっと知りたい方は、こちらもどうぞ。

• ケアマネAIパートナー「右腕くん」最新版のご紹介
• 右腕くんのよくある質問
• NPO法人タダカヨ「タダスク」の講座一覧

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